Weniger Arbeit mit Eingangsrechnungen
Unna, 01.07.2011. Zumindest diese Steuervereinfachungsreform, scheint mal einen schnellen und praktischen Nutzen zu erzeugen. Eingangsrechnungen die elektronisch Übermittelt werden, sind nun Umsatzsteuerrechtlich den Papierbelegen gleichgestellt. Die bislang notwendige elektronische Signatur, die ein Dokument signiert und damit vorsteuerrechtlich einwandfrei gemacht hat, ist nun nicht mehr zwingend erforderlich. Laut übergeordneter EU-Richtlinie sind Belege Vorsteuerabzugsberechtigt, auch wenn Sie ohne elektronische Signatur übermittelt wurden.
Die P2 Consult hat zusammen mit seinen Partnern drei praktischen Lösungen in den vergangenen Jahren entwickelt, mit den Eingangsrechnungen sicher, gesetzeskonform und schlank umzugehen.
ER-Archiv
Das ER-ARCHIV der P2 Consult auf Basis des Dokumenten-Managementsystem scanview© hat einen fertigen Prüflauf für Eingangsbelege, so dass die gesetzlich geforderten Prüfungen (Herkunft, Unversehrtheit, Vollständigkeit und Lesbarkeit) automatisch angestoßen werden. Dank des intelligenten Workflows gelangen nur vollständig geprüfte Dokumente in das Rechnungswesen. Die Prüfstationen und Ihre Prüfvermerke bleiben für die gesamte Lebensdauer mit dem Dokument verbunden. Das Basissystem ist TÜV-Zertifiziert und gehört somit zu den anerkannten, revisionssicheren Systemen.
ER-STEP
Für Kunden, die nur die Rechnungsprüfung softwaregesteuert abwickeln möchten, hat die P2 Consult das ER-STEP bereit. Über eine webbasierte Intranetlösung, werden alle Eingangsbelege zeitnah und schnell, durch die notwendigen Prüfläufe geschickt. Dabei ist das Dokument jederzeit verfügbar und erhält den jeweiligen Status automatisch zugewiesen. Auch hier unterstützt die Softwarelösung die tägliche Arbeit durch feste Routinen die automatisch gestartet werden. So verlangt es auch die geänderte Rechtssprechung.
oneKLICK-PDFTool
Ausgangsrechnungen automatisiert als PDF versenden geht über das oneKLICK-PDFTool. Ein intelligenter PDF-Printer der nicht nur ein PDF erstellt, sondern es gleichzeitig versendet (mit oder ohne Dialog) und ins Archiv kopiert - mit nur einem Klick.
Apropos Optimierung: wenn Sie wollen, mischen wir auch Ihr Briefpapier dazu.
ER-ARCHIV
ER-ARCHIV
01.07.2011 – Durch das neue Steuervereinfachungsgesetzt wurde eine EU-weite Richtlinie umgesetzt, die die zwingende elektronische Signatur auflöst. Ab dem 01.07.2011 müssen elektronische Rechnungen nicht mehr ausschließlich eine elektronische Signatur tragen, um für den Vorsteuerabzug Berechtigung zu finden. Deshalb revolutioniert dieses Gesetz unsere täglichen Prozesse.
Durch ER-ARCHIV haben Sie nicht nur eine Lösung für die Eingangsrechnungen, sondern für alle Dokumente in Ihrem Unternehmen. Legen Sie Ihre Dokumente rechtssicher ab, denn nicht nur für die Eingangsrechnungen gelten besondere gesetzliche Vorschriften.
Z.B. die Vorgaben der GdPDU:
- Archivierte Dokumente müssen für die gesamte Aufbewahrungszeit jederzeit und unverzüglich lesbar gemacht werden können. Zudem sind Sie vor Zerstörung und Manipulation zu schützen.
- Nicht nur die Software, sondern der gesamte Archivierungsprozess muss den gesetzlichen An-forderungen entsprechen (GoBs u.a.) Hierbei ist sowohl die eingesetzte Software welche revisi-ons- und versionssicher Archivieren muss, als auch die Prozesse der Archivierung.
- Eine Vorabkontrolle des Systems durch Prüforgane oder Wirtschaftsprüfer ist nicht zwingend er-forderlich, wäre eher als vertrauensbildende Maßnahme anzusehen und ggf. sogar empfehlenswert.
Kunden der DMS-Software scanview haben schon längst ein System, welches diesen Anforderungen entspricht und haben somit einen weiteren Vorteil vor Ihren Mitbewerbern.
Fragen zum Thema oder zur eigenen Umsetzung beantwortet Herr Jürgen Golda von der P2 Consult in Unna, deren Schwerpunkt der Umgang mit Dokumenten und Daten ist. http://www.p2consult.de
ER-STEP
ER-STEP
- Einfache Bedienung
Nach dem Hochladen der Rechnungsdokumente können Sie sofort mit der Rechnungsprüfung beginnen. - Automatisiertes Prüfverfahren
Für jede Rechnung kann ein individueller Genehmigungsprozess gestartet werden. Genehmigt ein Prüfer eine Rechnung, wird sie automatisch an den nächsten Prüfer und am Ende des Vorgangs schließlich zur Zahlung an das Rechnungswesen weitergeleitet. - Übersichtliche Reports
Dank Reports erhalten Sie wichtige Informationen über die gesamte Rechnungssumme. Somit haben Sie die Fristen und die Liquidität Ihres Unternehmens immer im Blick.
- Rechnungsdurchlauf
In der Anwendung lässt sich jederzeit genau nachvollziehen, wie viele Rechnungen momentan im Umlauf sind und an welcher Position des Prüfprozesses sie sich gerade befinden. - Sicherheit
Durch das automatisierte Prüfverfahren werden Fehler und unnötige Verzögerungen vermieden.
oneKLICK PDF
oneKLICK PDF
Mit dem PDF Printer können Sie PDF Dokumente wie zum Beipsiel Ihre Rechnungen aus jeder Applikation auf jedem Arbeitsplatz erzeugen. Sie können den Druckertreiber auf allen Ihren Arbeitsplätzen einsetzten.
Rechnungen momentan im Umlauf sind und an welcher Position des Prüfprozesses sie sich gerade befinden.
- Einstellbare Papiergröße, Hoch- Querformat
- Auswahl: Schwarzweis /Farbe
- Automatisches Speichern anzeigen oder unterdrücken
- Automatische Namensvergabe mit Variablen
- Dateien automatische Nummerrierung
- ASCII Text Ausgabe zuschaltbar