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Dokumenten-Management

Dokumenten-Management (DMS) oder Enterprise-Content-Management (ECM) sind die Stichworte für das Thema Archivierung und Digitalisierung von Belegen. Erst durch den Einsatz solcher Softwarelösungen, können Sie Papierbelege wirklich minimieren und zeitnah vernichten.

scanview - einfach innovativ

Innovatives Dokumentenmanagement (DMS)

Dokumentenmanagement heisst nicht "papierloses Büro", sondern "aufgeräumtes Büro". Mit dem Einsatz einer DMS Software bringen Sie Struktur in Ihre Dokumente/eMails und in den Dokumentenfluss. Das täglich suchen hat ein Ende!

Mitarbeiter greifen online auf den Daten- und Dokumentenbestand zu und sind somit jederzeit Aussagefähig über Inhalte und Zusammenhänge. Selbstverständlich sprechen wir hier von "lebenden Dokumenten" mit denen gearbeitet werden kann.

Mit scanview EES bieten wir Ihnen eine Softwarelösung, die schnell und effektiv im Unternehmen eingeführt und betrieben werden kann.

GoBD - Grundsätze der Aufbewahrung

Das Bundesfinanzministerium definiert die "Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (vom 14.11.2014). Folgende Stichworte müssen dabei beachtet werden:

  • Papierbelege oder elektronische Dokumente müssen zeitnah gesichert werden. Sofern eine Software die Archivierung übernimmt, sollte die Übergabe zeitnah erfolgen
  • Revisions- und Versionssicherheit muss durch die Systeme gewährleistet sein
  • Dokumente müssen mit einem eindeutigen Wert gekennzeichnet sein.
  • Elektronische Dokumente müssen lesbar und auswertbar sein
  • Archivierungssysteme dürfen auch vom Betriebsprüfer genutzt werden
  • Das Archivierungsverfahren ist zu dokumentieren.

Weitere Details und Beschreibungen können bei der BITCOM recherchert werden. www.bitkom.org

 

Mehrwerte

Erfassung
Diverse Möglichkeiten zur Übernahme von Dokumenten in das DMS-System

Office-Integration
Direkt aus Office-Anwendungen heraus mit dem DMS kommunizieren.

eMail-Archivierung
Client- oder Serverseitige Archivierung von eMails und Anhängen.

Workflow
Geschäftsprozesse direkt per Workflow abbilden und strukturiert arbeiten.

ERP/PPS-Schnittstellen
Kommunikations- und Schnittstellen-Lösungen für eine reibungslose Anbindung.

CAD/PDM Integration
Technische Dokumente können verwaltet, versioniert und sicher abgelegt werden.

Mobiler Zugriff
Greifen Sie per App oder WebConnector auf Ihre Dokumente zu.

Am besten, wir führen Ihnen die Software mal live vor.