Software scanview
Innovatives Dokumentenmanagement (DMS)
Dokumentenmanagement heisst nicht "papierloses Büro", sondern "aufgeräumtes Büro". Mit dem Einsatz einer DMS Software bringen Sie Struktur in Ihre Dokumente/eMails und in den Dokumentenfluss. Das täglich suchen hat ein Ende!
Mitarbeiter greifen online auf den Daten- und Dokumentenbestand zu und sind somit jederzeit Aussagefähig über Inhalte und Zusammenhänge. Selbstverständlich sprechen wir hier von "lebenden Dokumenten" mit denen gearbeitet werden kann.
Mit scanview EES bieten wir Ihnen eine Softwarelösung, die schnell und effektiv im Unternehmen eingeführt und betrieben werden kann.
einige Features im Überblick | ||||
• | transparente Dokumentenablage nach beliebigen Stichworten | |||
• | Ablage und Aufruf aller Office-Dokumente direkt aus der Anwendung | |||
• | autom. Versionierung und Rechteprüfung | |||
• | workflowgesteuertes Bearbeiten der Dokumente bis zur Ablage | |||
• | Ablage aller Datenformate und Dokumentenarten | |||
• | Einfache Übernahme Ihrer Bestandsdokumente bzw. Anbindung Ihrer Applikatione |
Eingangsrechungen
Eingangsrechnungen
Eingangsrechnungen auch ohne Signatur „vorsteuerrelevant“
05.02.2011 – Durch das neue Steuervereinfachungsgesetzt wurde eine EU-weite Richtlinie umgesetzt, die die zwingende elektronische Signatur auflöst. Ab dem 01.07.2011 müssen elektronische Rechnungen nicht mehr ausschließlich eine elektronische Signatur tragen, um für den Vorsteuerabzug Berechtigung zu finden. Deshalb revolutioniert dieses Gesetz unsere täglichen Prozesse.
Was hat sich verändert. Die seit 2004 geltende Vorschrift, dass elektronisch übermittelte Rechnungen nur dann zugelassen werden, wenn deren Herkunft und Echtheit durch eine elektronische Signatur bes-tätigt wurde, wurde ergänzt. Mit der Gesetzesänderung (http://www.normenkontrollrat.bund.de/Webs/NKR/Content/DE/Artikel/Anlagen/nkr-info-0111,property=publicationFile.pdf) werden auch andere Verfahren zugelassen, um die Richtigkeit der Rechnung zu garantieren. Die Unternehmen dürfen nun selbst festlegen, wie diese Anforderung erfüllt werden. Ein sogenanntes innerbetriebliches Kontrollverfahren wird empfohlen, um die Rechnungen zu prüfen. Technische Verfahren sind dafür nicht mehr vorgegeben.
Interessant ist, dass der Gesetzgeber nun das festschreibt, was Unternehmen schon immer praktiziert haben: Eingangsrechnungen wurden schon immer sachlich/fachlich geprüft um sicher zu stellen, dass die passenden Leistungen abgerechnet werden. Da niemand „gedankenlos“ Rechnungen verbucht, kön-nen die Unternehmen nun Ihre interne Arbeit für die Rechnungserfassung beruhigt weiter benutzen.
Die Vorgaben der GDPdU bleiben natürlich unverändert. ?
- Archivierte Dokumente müssen für die gesamte Aufbewahrungszeit jederzeit und unverzüglich lesbar gemacht werden können. Zudem sind Sie vor Zerstörung und Manipulation zu schützen.
- Nicht nur die Software, sondern der gesamte Archivierungsprozess muss den gesetzlichen An-forderungen entsprechen (GoBs u.a.) Hierbei ist sowohl die eingesetzte Software welche revisi-ons- und versionssicher Archivieren muss, als auch die Prozesse der Archivierung.
- Eine Vorabkontrolle des Systems durch Prüforgane oder Wirtschaftsprüfer ist nicht zwingend er-forderlich, wäre eher als vertrauensbildende Maßnahme anzusehen und ggf. sogar empfehlenswert.
Kunden der DMS-Software scanview haben schon längst ein System, welches diesen Anforderungen entspricht und haben somit einen weiteren Vorteil vor Ihren Mitbewerbern.
Fragen zum Thema oder zur eigenen Umsetzung beantwortet Herr Jürgen Golda von der P2 Consult in Unna, deren Schwerpunkt der Umgang mit Dokumenten und Daten ist. http://www.p2consult.de
Anwenderbericht
Innovative Spezialbeschichtungen - Anwenderbericht
Durch den schnellen Zugriff auf alle Informationen im Unternehmen können Rückfragen von den Kunden zu Bestellungen, Aufträgen und Materialien sofort und mit sicherer Kompetenz beantwortet und erledigt werden. Dank der kompletten Integration von Eingangs– und Ausgangsbelegen ist dieser Service ohne Mehrbelastung der Mitarbeiter möglich. Selbstverständlich ist scanview als zertifiziertes DMS-System versions– und revisionssicher und erfüllt die gesetzlichen Vorschriften für die Ablage.
