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pdf2know

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pdf2know - Daten aus Dokumenten extrahieren

"Die Auftrags-Nr hätte ich schon gerne für die Ablage". "Wenn die ArtikelNr im Dateinamen steht, finde ich alles wieder".

Genau für solche Fälle wurde der das Programm pdf2know entwickelt. Sie scannen Belege ein und möchten diese einfach ablegen oder in ein Dokumenten-Management-System übernehmen. pdf2know kann über Formatierungszeichen oder Trennblätter, Daten aus dem Beleg extrahieren und daraus den Dateinamen und auch die Dateiaufteilung steuern. Wenn Sie also viele Belege hintereinander scannen, trennt pdf2know diese nach dem definierten Kenner.

Zusätzlich können Sie mit pdf2know die Ablage und Archivierung von Belegen vereinfachen, in dem Sie Trennblätter einsetzen. Diese Trennblätter enthalten die notwenigen Werte für die Ablage und trennen alle gescannten Belege nach der definierten Trennregel.

Lassen Sie sich das Programm doch einmal vorführen und/oder nennen Sie uns Ihre Anforderungen, dann prüfen wir es für Sie.
Anwendungsbeispiel 1

Nach dem Zusammenstellen von Belegen im Lager wird die AuftragsNr per Aufkleber auf die erste Seite des Papierstapels geklebt und in ein Fach abgelegt. Tagsüber entstehen so eine Vielzahl von Vorgängen die abgearbeitet sind.

Später wird der gesamte Stapel gescannt, damit müssen die Vorgänge nicht mehr aufgetrennt werden, sondern alles wird als "ein Dokument" gescannt.

pdf2know arbeitet dann für Sie: sucht sich die AuftragsNr. und legte alle angefügten Dokumente dann als "ein Dokument" mit der entsprechenden Auftragsnummer als neues PDF ab. Egal ob es 1 oder 100 Seiten hat.

Anwendungsbeispiel 2

Sie haben z.B. Projektakten, die älter sind oder die sich laufend aufbauen. Drucken Sie für jedes Projekt Trennblätter mit dem Projektnamen, dem Jahrgang oder weitere für Sie wichtige Informationen.

Anschließend brauchen Sie die Akten nur noch auseinander zu nehmen und mit den Trennblättern versehen auf den Scanner legen. Alles weitere übernimmt pdf2know für Sie!

pdf2know trennt die Belege so wie es auf dem Trennblatt steht, z.B. nach jeder Seite oder hält alle Belege bis zum nächsten Trennblatt zusammen. So arbeitet es alle Belege ab und erstellt Ihnen separate PDFs.

Sollten Sie diese Informationen in ein Dokumenten-Management-System oder ein anderes System bringen wollen, kann pdf2know die gefundenen Schlagworte auch in eine separate Steuerdatei schreiben.