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scanview Tools von P2

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Mit dem P2 SV Tools ist uns gelungen die vollautomatische Archivierung von Unterlagen ins scanview zu ermöglichen. Dieses Programm holt Job-Gesteuert Dateien aus dem Filesysten, verarbeitet diese im zweiten Schrift, durch das hinzufügen von Werten, die nötig sind um es dann im letzten Schritt in Archivierungprogramm scanview richtig abzulegen.

INDEXIEREN | nachträglich verschlagworten

Damit Belege möglichst einfach, schnell und vollautomatisch im DMS abgelegt werden können, benötigen sie oft nur einen eindeutigen Wert. Bei Rechnungen z.B. die Rechnungs-Nr. oder bei Auftragspapieren, die Auftrags-Nr. . Diese Werte werden nun nachträglich dem Dokument hinzugefügt, so dass es vollständig verschlagwortet ist.

Archivieren Sie z.B. einen Lieferschein nur mit der Auftrags-Nr., so holt der P2 Indexer hierzu: Kunden-Name, Kunden-Nr., Belegdatum, Bestell-Nr. etc.

autoIndexer-Bild.png

IMPORTIEREN | aus dem Filesystem übernehmen

Egal aus welchem System sie drucken - wir importieren das Dokument in scanview.

Der autoImporter überwacht jobgesteuert beliebig viele Verzeichnisse. Befinden sich dort Dokumente, werden diese automatisch abgeholt und anhand des Dateinamens im DMS abgelegt und verschlagwortet.

Sofern der Dateiname mehrere verschiedenen Werte beinhaltet, teilt der autoImporter diese entsprechend auf (reguläre Ausdrücke) und kann sogar an dieser Stelle Festtext einfügen.

fileImpoter_-_Bild.png

EINLESEN | PDF Dokumente übernehmen

Drucken Sie aus Ihren Anwendungen gegen unseren PDF Printer. Neben der Erstellung eines sauberen PDFs lieferen wir eine Steuerdatei aus (JOB-Datei), die die Informationen für die Verschlagwortung beinhaltet.

Somit können alle Belege aus Anwendungen sicher archiviert werden, ohne manuellen Zugriff. Einfacher kann es nicht gehen. Dabei bleiben Sie flexibel und können jederzeit die Verschlagwortung ergänzen oder auch mit Festtext versehen.

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