07-20 | Bewerberdaten

Im Umgang mit Bewerberdaten ist es wichtig, die Eckpunkte zu kennen und entsprechend umzusetzen. Vor allen in größeren Unternehmen, wandern Bewerberdaten oft wochenlang durch das Bewerbungsverfahren bis es zu einer Entscheidung kommt. Aber mit der Absage eines Bewerbers (m/f/d) beginnen Fristen, die unbedingt einzuhalten sind.

Hier einige hilfreiche Stichworte dazu:

Die Rechtsgrundlage

Bewerberdaten dürfen gesammelt, gesichtet und somit verarbeitet werden auf Basis des §26 Abs.1 BDSG. Das BDSG greift hier auf den Art. 88 der DSGVO zurück, der den Umgang mit Mitarbeiterdaten regelt.

In bestimmten Fällen benötigen Sie eine Einwilligung, wenn Sie Bewerberdaten z.B. länger in einem Bewerbpool halten möchten.

Die Informationspflichten

Parallel zu den Informationspflichten bei Kunden- und Lieferantendaten, müssen Sie Bewerber über die Verarbeitung informieren (Art. 13 und 14 DSGVO). Informieren Sie über

  • die Art der personenbezogenen Daten
  • die Quelle der Daten (auch wenn sie vom Bewerber selbst stammen)
  • die Speicherdauer (max. 6 Monate nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens) und
  • eine mögliche Weitergabe (auch intern)
  • die Rechte des Betroffenen (Löschung, Auskunft, Berichtigung, Widerruf und dem Beschwerderecht)

Löschkonzept

Durch den vielfältigen Umgang mit Bewerberdaten ist ein Löschkonzept hier ganz wesentlich. Achten Sie dabei bitte auf folgende Eckpunkte:

  • die Löschfristen beginnen mit dem Abschluss des Bewerbungsverfahrens
  • Bewerberdaten sollte nicht unmittelbar gelöscht werden, da es aus anderen Rechtsvorschriften Einspruchsfristen gibt. Zum Beispiel kann aufgrund des Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetztes (AGG) geklagt werden. Dies kann innerhalb von 2 Monaten nach der Absage erfolgen und Bewerber haben dann noch einmal 3 Monate Zeit Klage einzureichen. Daraus ergibt sie die Empfehlung, Bewerberdaten max. 6 Monate aufzubewahren.
  • Sollten Sie eine Verlängerung durch eine Einwilligung vorliegen haben, müssen sie diese nachvollziehbar verwalten.

Sonstige Hinweise

  • Informationen über Bewerber dürfen nur in ganz engem Rahmen aus den sozialen Netzwerken recherchiert werden. Nutzen Sie hier, wenn überhaupt, Bewerberporale wie XING.
  • Das Bewerberverfahren sollte im Verfahrensverzeichnis eindeutig beschrieben sein und laufend kontrolliert werden.
  • Zugriffsbeschränkungen einhalten. Bewerberdaten sollen nur den mit dem Verfahren betrauten Personen zugänglich sein.
  • Bewerberportale können eine gute Hilfe sein, Bewerberdaten mit den richtigen Fristen und den passenden rechtlichen Rahmenbedingungen zu verwalten.

Sprechen Sie uns an, damit wir mit Ihnen ein passenden Prozess für die Bewerberdaten etablieren können. Kontakt.