Es ist wieder Zeit zum Aufräumen

Ist ein Geschäftsjahr abgelaufen, können ältere Daten gelöscht werden. Nein – sie sollen/müssen sogar gelöscht werden. 

Im Datenschutz heißt es: „wenn der Zweck entfällt, müssen Daten gelöscht werden!“ Da es gesetzliche Aufbewahrungsfristen gibt, definieren diese die Zeit der Aufbewahrung. Ausnahmen ausgenommen.

Die Industrie- und Handelskammern veröffentlichen unter anderem Liste und Übersichten, die die zu löschenden Dokumente enthalten. 

Was ist zu tun?

1. Prüfen Sie im Unternehmen, welche Daten welche Löschfristen haben
2. Stimmen Sie das Löschen mit Ihrem Datenschutzbeauftragten ab
3. Definieren Sie die Vorgaben, wie Dokumente herausgesucht werden sollen und wie sie der Entsorgung zugefügt werden.
4. Wickeln Sie die fachgerechte Entsorgung der Dokumente ab (ein externer Dienstleister ist hier empfehlenswert.)
5. Dokumentieren Sie Ihre Tätigkeiten, damit es entsprechende Nachweise gibt.
6. Sollten es Gründe geben, Dokumente länger aufzubewahren, ist dies auch zu dokumentieren.

Soweit ein schneller Überblick.

Hier der Link zum Dokument mit den Aufbewahrungsfristen: https://www.dortmund.ihk24.de/blueprint/servlet/resource/blob/307054/1b5cc8e2da58ea47fda60c777ea92987/mb-aufbewahrungsfristen-data.pdf

Wir stehen Ihnen für die Beratung und Betreuung gern zur Verfügung. Nehmen Sie Kontakt mit uns auf.