Sie haben eine oder verschiedene Softwarelösungen im Einsatz, die Dokumente erstellen. Diese Dokumente sollen vollautomatisch in einem Archiv/Dokumenten-Management-System abgelegt werden.
Kein Problem. Dafür haben wir eine fertige Lösung: Die P2 DMS-Tools.
Belege aus Anwendungen oder aus Verzeichnissen können so vollautomatisch importiert werden. D.h. sie sind nicht nur an der richtigen Stelle im Archiv, sondern haben auch schon die Schlagworte für die Suche vollständig ausgefüllt.
Auf Basis des Dateinamens, importieren wir Dokumente in das DMS-System. Damit sind die Dokumente sicher archiviert und mit mindestens einem Qualifizierer verschlagwortet. Natürlich können beliebige Werte aus dem Dateinamen gelesen werden.
Beispiel:
Sie erhalten Dateien aus einer Anwendung fertig geliefert. Der Importer liest den Dateinamen aus und archiviert alles komplett.
Zu den vorhandenen Schlagwörtern können mit dem Indexer weitere Werte aus referenzierenden Datenbank geholt werden. Zum Beispiel hat der Beleg die Kundennummer und im Nachgang wird die Firmierung und das Datum hinzugefügt.
Beispiel:
Sie Scannen Arbeitskarten und geben nur die Auftragsnummer ein. Der Indexer holt sich aus dem ERP-System die restlichen Werte.
Importieren Sie einmalig oder regelmäßig Dateien aus Fremdsystemen, dann ist das mit dem Importer sehr einfach zu regeln. Sie erhalten die Dokumente mit einer Steuerdatei und automatisch werden die Belege mit allen Qualifizierern im DMS vollständig abgelegt.
Beispiel:
Drucken Sie aus einer beliebigen Anwendung gegen den PDF-Printer und die Dokumente sind automatisch im DMS archiviert.
Alles Denken was sie vor einer Arbeit tun, verkürzt die Zeit, die sie später darauf verwenden müssen.
