Lassen Sie andere für sich arbeiten

P2 DMS Tools

Sie haben eine oder verschiedene Softwarelösungen im Einsatz, die Dokumente erstellen. Diese Dokumente sollen vollautomatisch in einem Archiv/Dokumenten-Management-System abgelegt werden. Kein Problem. Dafür haben wir eine fertige Lösung: P2 DMS-Tools.

Ihr ERP-System hat keine Schnittstellen zum DMS.

Ihre Produktions-Steuerunge-Software bietet keine Archivlösung an.

Die Auswertungen aus Finanzbuchhaltung/Personalverwaltung soll sicher archiviert werden.

Dann nutzen Sie doch unsere DMS-Tools. Sie binden verschiedene Techniken direkt an ein Dokumenten-Management-System an. Für metasonic DOC7 und für ecoDMS haben wir die Anbindungen schon fertig.

Und das alles ohne zusätzliche Schnittstellen oder Programmierungen. Wir schauen, welche Möglichkeiten Ihre Softwarelösungen bieten und setzen daran direkt die DMS-Tools an. So archivieren wir Ihre Belege vollautomatisch und „fehlerfrei“ im DMS-System.

Ihre Vorteile

  • Sie optimieren Ihre Dateiablage durch automatische Prozesse
  • Sie entlasten Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter
  • Sie sorgen für eine sichere Verschlagwortung (keine Erkennungs- oder Tippfehler)
  • Genaue Dateinamen-Auswertung über „reguläre Ausdrücke“
  • Sie schaffen einen einheitlichen Datenbestand (ERP-DMS)
  • Weniger Pflichtfelder notwendig
  • Einfache Übernahme von Altbeständen aus vorherigen Systemen oder dem Filesystem.

INDEXER

Zu den vorhandenen Schlagwörtern können mit dem Indexer weitere Werte aus referenzierenden Datenbank geholt werden. Zum Beispiel hat der Beleg die Kundennummer und im Nachgang wird die Firmierung und das Datum hinzugefügt.

Beispiel: Sie Scannen Arbeitskarten und geben nur die Auftragsnummer ein. Der Indexer holt sich aus dem ERP-System die restlichen Werte.

AUFTRAGSNR

FILE-IMPORTER

Auf Basis des Dateinamens, importieren wir Dokumente in das DMS-System. Damit sind die Dokumente sicher archiviert und mit mindestens einem Qualifizierer verschlagwortet. Natürlich können beliebige Werte aus dem Dateinamen gelesen werden.

Beispiel: Sie erhalten Dateien aus einer Anwendung fertig geliefert. Der Importer liest den Dateinamen aus und archiviert alles komplett.

JOB-IMPORTER

Importieren Sie einmalig oder regelmäßig Dateien aus Fremdsystemen, dann ist das mit dem Importer sehr einfach zu regeln. Sie erhalten die Dokumente mit einer Steuerdatei und automatisch werden die Belege mit allen Qualifizierern im DMS vollständig abgelegt.

Beispiel: Drucken Sie aus einer beliebigen Anwendung gegen den PDF-Printer und die Dokumente sind automatisch im DMS archiviert.

P2 Tools
DMS Tools für ecoDMS als PDF

für metasonic DOC7 (scanview) und ecoDMS verfügbar