DMS Tools für ecoDMS

DMS Tools

Perfekte Tools für DMS-Programme

 
Mit ecoDMS haben Sie eine gute Lösung für die Archivierung Ihrer Dokumente gefunden. Das System ist leicht zu bedienen und bietet die wesentlichen Funktionen für den täglichen Umgang mit Dokumenten. Sie können alle Belegarten und Mails dort archivieren und revisionssicher verwalten.

Mit unseren DMS-Tools wollen wir Ihnen die Arbeit des Imports und der Verschlagwortung vereinfachen. Die Tools bieten Ihnen Hintergrunddienste, die einen hohen Automatisierungsgrad beinhalten, bei maximaler Flexibilität.

Hier ein paar Beispiele aus dem Alltag:

  • Ihre Warenwirtschaft kann keine PDFs separat ablegen. Dann nehmen Sie unseren PDF Printer unter drucken die Belege über diesen Drucker aus. Schon haben Sie ein PDF samt Verschlagwortung im ecoDMS archiviert.
  • Ihre Produktionssoftware druckt täglich eine Vielzahl von Belegen ins Netzwerk. Nutzen Sie unseren Fileimporter, der die Dokumente abholt und mit Verschlagwortung ins ecoDMS überträgt.
  • Sie müssen bestimmte Belege manuell scannen. Dann scannen Sie einfach in einen Ordner und geben dabei einen eindeutigen Wert mit. Im Nachgang holt sich der Indexer die vollständige Verschlagwortung aus der Warenwirtschaft (oder einem anderen System).

Natürlich sind das nur 3 Anwendungsfälle – welche haben Sie? Lassen Sie uns Ihre Anforderung wissen und wir sagen Ihnen, ob wir Ihnen dabei helfen können.

Rufen Sie uns an: 02307.2874488 oder mailen sie uns unter info@p2consult.de

DMS-Tools

Lassen Sie andere für sich arbeiten

P2Tools

P2 DMS Tools

Sie haben eine oder verschiedene Softwarelösungen im Einsatz, die Dokumente erstellen. Diese Dokumente sollen vollautomatisch in einem Archiv/Dokumenten-Management-System abgelegt werden. Kein Problem. Dafür haben wir eine fertige Lösung: P2 DMS-Tools.

Anpassbar. Effektiv.

Ihr ERP-System hat keine Schnittstellen zum DMS.

Ihre Produktions-Steuerunge-Software bietet keine Archivlösung an.

Die Auswertungen aus Finanzbuchhaltung/Personalverwaltung soll sicher archiviert werden.

Dann nutzen Sie doch unsere DMS-Tools. Sie binden verschiedene Techniken direkt an ein Dokumenten-Management-System an. Für metasonic DOC7 und für ecoDMS haben wir die Anbindungen schon fertig.

Und das alles ohne zusätzliche Schnittstellen oder Programmierungen. Wir schauen, welche Möglichkeiten Ihre Softwarelösungen bieten und setzen daran direkt die DMS-Tools an. So archivieren wir Ihre Belege vollautomatisch und „fehlerfrei“ im DMS-System.

Ihre Vorteile

  • Sie optimieren Ihre Dateiablage durch automatische Prozesse
  • Sie entlasten Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter
  • Sie sorgen für eine sichere Verschlagwortung (keine Erkennungs- oder Tippfehler)
  • Genaue Dateinamen-Auswertung über „reguläre Ausdrücke“
  • Sie schaffen einen einheitlichen Datenbestand (ERP-DMS)
  • Weniger Pflichtfelder notwendig
  • Einfache Übernahme von Altbeständen aus vorherigen Systemen oder dem Filesystem.

INDEXER

Zu den vorhandenen Schlagwörtern können mit dem Indexer weitere Werte aus referenzierenden Datenbank geholt werden. Zum Beispiel hat der Beleg die Kundennummer und im Nachgang wird die Firmierung und das Datum hinzugefügt.

Beispiel: Sie Scannen Arbeitskarten und geben nur die Auftragsnummer ein. Der Indexer holt sich aus dem ERP-System die restlichen Werte.

AUFTRAGSNR

FILE-IMPORTER

Auf Basis des Dateinamens, importieren wir Dokumente in das DMS-System. Damit sind die Dokumente sicher archiviert und mit mindestens einem Qualifizierer verschlagwortet. Natürlich können beliebige Werte aus dem Dateinamen gelesen werden.

Beispiel: Sie erhalten Dateien aus einer Anwendung fertig geliefert. Der Importer liest den Dateinamen aus und archiviert alles komplett.

JOB-IMPORTER

Importieren Sie einmalig oder regelmäßig Dateien aus Fremdsystemen, dann ist das mit dem Importer sehr einfach zu regeln. Sie erhalten die Dokumente mit einer Steuerdatei und automatisch werden die Belege mit allen Qualifizierern im DMS vollständig abgelegt.

Beispiel: Drucken Sie aus einer beliebigen Anwendung gegen den PDF-Printer und die Dokumente sind automatisch im DMS archiviert.

P2 Tools
DMS Tools für ecoDMS als PDF

für metasonic DOC7 (scanview) und ecoDMS verfügbar

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